| | 结案和上报是处理信访案件不可分割的重要环节。前者是从受理到查处全部过程的终结，后者是报请上级审批结案的开始。结案和上报工作的好坏，直接影响到信访工作的质量和效果。因此，要把结案和上报工作当作一项“工程”的收尾和验收，认真做好。
一、结案标准。有人认为，结论就是结案，这是不妥的。结论是把案件的事实、性质、政策依据以及处理意见，用文字表现出来。而结案不仅包括结论的内容，更重要的是把处理的意见全部落实、兑现。要使受害者或者有问题不得解决者，来信说明其所申斥的问题全部得到解决为止。因此，有了正确的结论，并不等于真正结案。一个问题的真正结案，一般应达到以下标准：
（一）事实清楚。主要是指案件发生的时间、地点、涉及的人物，问题的前因后果，事情发展的情节、经过，以及处理的结果清楚。看一个案件是否清楚，主要看证据材料是否充分。什么是证据？证据的种类很多，我国刑事诉讼法第三十一条规定有六种，即物证、书证；证人、证词；被害人的陈述；被告人供述和辩解；鉴定结论；勘察、检空笔录。总之，凡是能证明案件真实情况的一切事实，都是证据。
（二）结论正确。就是通过对具体问题具体分析，划清敌我界限、是非界限、性质界限。另外，还要对问题的情节轻重及造成的后果加以分析，实事求是地作出恰当的判断，弄清是一贯的还是偶然的问题，是工作方法或思想认识上还是品质上的问题，后果是大的还是小的问题，属什么性质就定什么性质。既不夸大，也不缩小，既不笼统，也不抽象，一项一项地做出结论。这样才算结论正确。
（三）处理符合政策。政策是处理问题的准绳，对信访案件的处理，必须以政策为依据。这里要注意防止两种偏向：一是违背政策，迁就离开政策规定允许过高的要求，有求必应，一闹就给。二是政策有规定，也有解决的条件，但是拖着、顶着不办。当然，有些问题政策规定不明确，或者没有规定，那就要在不违背中央总的政策原则下，从实际出发，量力而行，积极主动地研究解决。遇到特殊情况，也可以变通处理。
（四）手续完备。手续，即办案的程序。每一起信访案件，都要经过从受理到结案的过程，在这一过程中，不可避免地要发生一系列手续问题（如收、发、转、办、报、批等）。这些手续都是根据传统做法，用文字反映出来的。看一起信访案件的手续是否完备，主要看处理该案过程中的有关材料、记录、文件以及来信来访材料是否齐全。具体来说，它包括：来信来访者的材料、讨论案件的会议纪要、处理过程中的催办和汇报案件的记录、结案报告、向上级机关或有关领导同志转报的公函、结案审批材料等等。如果一起案件全部具备了其应具备的材料，就可视为手贯完备。
（五）要有申诉者的意见。结案报告要和申诉人见面，征求申诉者的意见。申诉者提出的合理意见和要求应采纳，不合理的要说明。上报的结论和处理意见，必须有申诉者签署的意见。
怎样才能达到上述结案标准呢？黑龙江省北安县在处理信访积案中采取“三见面”、“三把关”和“三落实”的办法是值得借鉴的。“三见面”，就是在调查前和申诉人见面，听取申诉人的申诉和要求；在调查过程中和申诉人见面，核对事实；在结论写出后和申诉人见面，讲解处理问题的政策依据，征求意见，协商处理办法。“三把关”，就是在结论最后形成时，一要由所在单位党组织把关，二要由归口主管单位把关，三要由县里把关。这样的三层组织的把关，可以保证事实清楚，定性准确，处理恰当。在此基础上强调督促“三落实”，一是组织落实，二是生产、生活落实，三是思想工作落实。
二、结案上报。对于负责同志批办和上级领导机关交办并要求报调查处理结果的信访问题，都要及时查报。有些信访老户，上级机关没有要求汇报，为了互相通气，信访部门应在情况调查清楚后，主动汇报。
（一）上报结果报告的具体要求和应注意的问题。要注意并做到下面几条：
A、上报结案报告前，首先由经办人认真审理，看是否符合结案标准。经办人审核同意结案的，签署意见后，送主管领导审查把关，重大总是要经党委或政府讨论研究同意后再行上报。
B、上报结案报告，必须按照限定的结案时间（一般为60天）如期上报。这是工作纪律和制度问题，各级都应认真遵守。情况复杂的，经本行政机关负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过３０日，并告知信访人延期理由。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 。
C、报送结案报告时，必须按照交办机关的要求，交哪级查处的，应由哪级组织负责上报。一般不要由基层组织越级上报。转报基层组织的结案报告时，应表明意见，不要不加可否地只转报告了事。
D、报送处理结案报告，一般应在处理意见落实之后之再报，以免名义上的“结案”后，因处理意见落空而实际上结不了案。
E、结案报告，一般应以机关单位的正式文件格式打印上报。
f、上报结案报告，要一案一报，以便审理和立卷归档。
（二）怎样写结案报告。结案报告，同其他文件、文章一样，是写给别人看的，应使别人看得懂，并使别人了解和支持结案工作。因此写结案报告一定要注意分层次和段落，使人一目了然。
开头应把上级机关交办的日期、函号写清楚，以便查找。
第一部分，要把信访者的申诉和要求交代清楚，这样可以使上级只看结案报告，就能清楚有知道信访者所反映的主要问题，也便于对照核查问题的落实情况。
第二部分，要把查实的主要事实、情节交代清楚。因为主要事实和情节是决官处理意见的根据，交代不清楚，就无法看出案件的结论性质和处理意见是否正确。所谓主要事实的情节，是指对案件性质起决定作用的东西，如案件发生的时间、地点、环境（即何种情况下）、原因等。如有多种不同性质的问题，应根据事实、性质，分清主次叙述清楚，对经查不属实的问题也应加以说明。
第三部分，根据客观事实，实事求是地具体分析，提出处理意见。如有明确的政策规定，应写明根据什么文件的哪条哪款规定处理的。
另外，写结案报告时，还应注意文字简炼，观点明确，不要模棱两可，含糊不清。
三、结案反馈。反馈是一种现代科学术语，它指的是一个系统输出的信息，作用于被控制的对象后产生结果，再把结果输送回来。馈，就是赠送。反馈，就是反赠送，并且对信息再输出发生影响的过程。所谓信访问题的结案反馈，就是处理单位把查处理结果告诉有关组织和来信来访人，使他们明了知晓。
胡耀邦同志对处理信访问题曾明确指出：对一切来信来访，查明核之后，不但要向上报告，而且要返回下面去了结。返回下面去了结更加重要。凡属实的，要迅速、合情合理地处理和解决；心属传云失实或瞎告的，也要使当地组织，以至当事人明了知晓。各级领导机关和信访部门都应把结案反馈作为工作制度坚持下去。
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